Druckdaten aus SAP (Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen) müssen häufig aus steuerrechtlichen Gründen archiviert werden. Da diese elektronisch erzeugt werden, bietet es sich an, die Archivierung ebenfalls elektronisch vorzunehmen.

Kunden, die über ein Archivsystem verfügen, können dazu im SAP, neben der Druckausgabe auf Papier parallel die Erzeugung als PDF konfigurieren und sich die Dateien über die Archive Link Schnittstelle von SAP direkt in ihr Archiv lenken lassen.

Leider ist aber die von SAP erzeugte PDF-Qualität nicht tauglich für die Langzeitarchivierung. Die Dateien weisen schwerwiegende Verstöße gegen die PDF/A Norm auf.

Abhilfe schafft die Archive Link Integration der PDF Longlife Suite von SEAL Systems, die vor der Archivierung, die Datenströme abgreift und nach PDF/A konvertiert. Die Integration erfolgt in die Nachrichtensteuerung von SAP. Dadurch ist es möglich, den Kontext der Dateien zu wahren. Kunden erhalten damit eine gesicherte PDF/A Qualität unter Beibehaltung der Zuordnung der Dateien zum konkreten Geschäftsprozess.

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